一、电子申请及现状

　　电子申请是指以互联网为传输媒介将专利申请文件以符合规定的电子文件形式向专利局提出的专利申请。具体的说，申请人应当按照规定的文件格式、数据标准、操作规范和传输方式提交电子申请文件。专利局以电子文件形式通过电子专利申请系统向电子申请用户发送各种通知书和决定。

　　截至2010年底，我国月电子申请率于当年年底达到52.4%，显然，电子申请的推出即受到了申请人及代理机构的关注。

　　二、电子申请影响传统流程管理

　　传统的专利流程管理机制是以纸件申请、纸件工作为基本需求，从文件的产生、核对校验、任务下发等各个环节均是以传统纸件工作习惯为基础。这其中主要表现在：通过纸质案件流转控制工作环节并以此作为权限控制的基础；流程管理数据以纸件记录（如案卷记录或期限卡片）为唯一依据，案件信息管理以人工登记、人为加工为基本方式。

　　应该说传统的流程管理在方式上落后于电子申请的要求，或者说不能充分发挥电子申请为流程管理带来的便利。

　　三、专利代理机构流程管理的含义

　　笔者认为代理机构中的专利流程管理大致包含三个方面的内容：

　　第一部分是专利案件程序性的管理，狭义上，这部分内容是面向专利局的程序管理，以专利法、实施细则和审查指南以及局令、审查指导为具体的操作规范，指导申请人与专利局的文件往来及办理各种法律手续。这个方面的工作方式多数代理机构是基本相同的。

　　第二部分称为内部业务管理，重点在于将代理机构内部各业务环节的管理，保证与专利相关的各项事务在代理机构内部正常流转，例如，案件如何从客户委托到分配至代理人处理，如何监控期限、案件审核，最终经客户确认进入提交程序；再如一份补正或复审通知书，如何从接收官方文件到转达给客户、到代理人处理、期限管理、案件审核及提交，以及包括客户往来文件的存档和账单及费用的产生。这些程序基于不同代理机构内部的架构和办案习惯而制定，依据代理机构内部的业务指导、办案指导、流程岗位设置、操作规范等对各环节工作进行管理。

　　第三部分则是将流程管理延展到客户服务管理的概念。代理机构终究是为申请人服务的，而这种服务除了案件实体上的服务之外，还有很大部分属于案件程序上的服务，应该说无论程序性管理和内部业务管理采用何种管理方式和基于何种公司架构，专利流程管理必然需要以客户服务作为最终结点。客户服务的概念可以从基于程序性管理需求的基本流程服务扩展到流程托管甚至顾问化服务的多个层次的内容。

　　四、电子申请时代下的专利流程管理

　　看上去，电子申请仅是对与专利局往来文件的形式进行了定义，其与事务所流程管理并无明显的直接的关系。然而如同IT技术给每个行业所带来的变革一样，笔者认为电子申请带来的不仅仅是专利申请提交方式的改变，更重要的还在于对代理机构流程管理方式的影响，并且笔者相信这种影响将很快的显现出来。

　　1、电子申请促使专利流程管理的电子化更加普及

　　实施电子申请后，申请人与专利局之间的文件往来实际上形成了一个数据交换过程，这种交换以互联网为媒介，交互的数据承载了具有法律效力的内容，包括申请文件中记载的技术方案，包括受理通知书中记载的申请号、申请日等等。因此，文件和数据格式的标准化成为保证交互数据准确可靠的办法，这一点在客观上也为专利流程电子化管理的普及起到了促进作用。

　　2、电子申请促使电子化水平不断提高

　　部分代理机构曾经通过专利管理软件进行辅助的管理，然而绝大多数的专利管理软件依然仅仅以费用和期限为两大主要任务，其角色仅为流程管理的辅助工具。

　　笔者相信电子申请的推出必然会促进专利管理电子化水平的提高，并将体现在以下几个方面：

　　获取数据能力的提高以及对数据的利用和加工更加充分。电子申请的实施使得各类文件和信息以数据的形式流转和存在，从而发挥了软件对数据和信息进行获取、加工和对各种来源的数据进行整合的优势。

　　通过对数据和文件的控制实现对程序和业务的管理。其核心在于案件流转和工作管理实现以软件为承载，核心是按照业务逻辑对数据和信息流转的控制，例如包括从接收文件至期限管理、至费用管理、至账单管理等节点的管理。

　　通过对数据的验证实现对流程环节错误的核查。在现有的电子申请CPC系统中已经体现了系统校验的概念，而这在代理机构的流程管理各阶段还有很大发展的空间。

　　多种办公功能的实现以及多种业务需求的整合。这种整合可以是将程序性管理、内部业务管理和客户服务管理整合在一起，减少工作流转环节，也可以是实现工作和业务的异地化管理。

　　3、电子化水平的提高使专利流程管理产生变革

　　流程管理电子化水平的提高势必对专利流程管理带来较大的变革。应该说，过去的专利管理是软件跟着流程跑，软件仅仅是流程管理诸多方面的补充，今后软件将成为流程管理的支撑，传统的流程工作方式不得不改变，工作岗位设置架构必然将调整。这种改变和调整将带来诸多益处，例如工作效率的提高，专利局文件从接收到转达到申请人将很可能在几分钟内完成，而在过去这是很难做到的。

　　四、机遇和挑战

　　电子申请为流程管理的电子化创造了条件并起到了促进作用。电子申请时代下的流程管理电子化水平相比以往将有实质上的进步，进而充分利用电子化管理的优势更能够适应业务的快速增长和客户的需要。

　　固然，流程管理的电子化将具有诸多明显的益处，然而在完全实现电子化管理的过程中或许将首先面临诸多的挑战。例如，不得不对已有的成熟的流程管理和操作制度重新设计，这个过程有可能面临较难预料的风险；例如，由于软件市场规模等因素的影响，代理机构初期的电子化管理和服务之间将具有较少的差异化。

　　应该说电子申请已经成为趋势，是否能够适应这一趋势提高代理机构的自我管理能力是每个代理机构都面临的问题；另一方面，极大发挥电子申请的特点和优势，制定可靠高效的流程工作机制，制定具有竞争力的客户服务机制将在今后的流程管理的竞争中起到重要的作用。与其说电子申请时代的到来不如说专利工作电子化时代的到来。

　　上述借助逻辑来确定必要技术特征的方法是笔者结合实务经验的一些总结，其中难免有不当之处，同时在具体运用中还需结合相关技术方案所涉及业务领域的具体特点和行业习惯，不妥之处还请读者批评指正。